Traitement des données personnelles

Zgodnie z art. 13 i art. 14 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, iż:
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Flex Rent sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 02-366 Warszawa, przy ul. Bitwy Warszawskiej
1920 r. 11 („Administrator”).
2. W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z przetwarzaniem dotyczących Państwa danych osobowych prosimy bez wahania skontaktować się z wyznaczonym przez Administratora inspektorem ochrony danych osobowych – adres email:[email protected] lub pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej w ust. 1, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych Osobowych”.
3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane:
1) w celu realizacji umowy zawartej przez Państwa z Administratorem lub podjęcia działań przed zawarciem umowy na Państwa żądanie, wyrażone w dowolny sposób, np. poprzez wypełnienie formularza kontaktowego na stronie www. Administratora;
2) w celu prowadzenia rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej;
3) w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa;
4) w celach wskazanych w treści zgód na przetwarzanie danych osobowych – jeśli takie zgody były wyrażane.
Uwaga: udostępnienie innych danych niż żądane przez Administratora lub danych oznaczonych jako opcjonalne, to wyraźne działanie równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach, w jakich zostały przez Państwa udostępnione.
5) także w związku z realizacją prawnie uzasadnionych interesów Administratora:
a) w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń;
b) wykorzystywania danych pozyskanych z urządzenia GPS zamontowanego w pojeździe celem monitorowania pojazdu, zabezpieczenia pojazdu i zapewnienia Państwu bezpieczeństwa, jak również w celu dochodzenia roszczeń w stosunku do Państwa w przypadku naruszenia warunków umowy zawartej przez Państwa z Administratorem, Administrator ma prawo wykorzystać dane zbierane przez nadajnik GPS zamontowany w wynajmowanym pojeździe w celach:
gromadzenia danych dotyczących stanu i wydajności pojazdu podczas wynajmu (w tym uszkodzenia pojazdu, przebiegu, zużycia paliwa i innych danych operacyjnych);
poprawy dokładności procesów rozliczeniowych po zwrocie pojazdu;
gromadzenia danych dotyczących prowadzenia pojazdu przez kierowcę podczas wynajmu ze względów bezpieczeństwa, ochrony i dochodzenia ewentualnych roszczeń, jak również w celu skontaktowania się z Państwem, jeśli dane sugerują, że istnieje
problem z bezpieczeństwem, ochroną lub obsługą pojazdu.
c) w celach statystycznych, związanych z poprawą efektywności pracy, jakości świadczonych usług i dostosowaniem ich do odbiorców.
Podstawa prawna:
Pkt 1) – realizacja umowy zawartej przez Państwa z Administratorem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeśli są Państwo Klientem; art. 6 ust. 1 lit. f RODO –
jeśli jesteś osobą współpracującą z Administratorem w imieniu bądź na rzecz Klienta);
Pkt 2) oraz Pkt 3) realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
Pkt 2) oraz Pkt 5) prawnie uzasadnione interesy Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dane, które nie są niezbędne z perspektywy powyższych podstaw prawnych, przetwarzane są na podstawie zgody, o ile taka została wyrażona (art. 6
ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
4. Dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od Państwa lub od osoby współpracującej z Administratorem w Państwa imieniu lub na Państwa
rzecz – w zakresie jak wskazano w ust. 5 poniżej.
5. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być:
1) Podwykonawcy oraz dostawcy Administratora;
2) Notariusze oraz kancelarie adwokackie lub radcowskie;
3) Firmy świadczące usługi księgowe;
4) Firmy świadczące usługi lub dostarczające rozwiązania informatyczne;
5) Firmy archiwizujące i niszczące dokumenty;
6) Firmy świadczące usługi kurierskie i pocztowe;
7) Banki, zakłady ubezpieczeń oraz pozostałe instytucje finansowe i płatnicze;
8) Organy publiczne, otrzymujące dane w związku z realizacją obowiązków prawnych Administratora.
6. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
7. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji ww. celów przetwarzania. W zakresie realizacji umowy zawartej z Administratorem dane będą przechowywane do czasu zakończenia obowiązywania umowy, dochodzenia ewentualnych roszczeń – do czasu wygaśnięcia wzajemnych roszczeń wynikających z tej umowy, co do zasady jest to okres 6 lat. W przypadku przetwarzania danych dla celów administracyjnych – do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora. W zakresie wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze do czasu wypełnienia tych obowiązków. Gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda – dane będą przetwarzane do czasu jej cofnięcia. Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.